El problema: mermas crecientes en una distribuidora de alimentos
Una empresa distribuidora de alimentos con sede en la Región Metropolitana enfrentaba un problema cada vez más costoso: sus mermas por vencimiento, daño y pérdida desconocida representaban cerca del 8% de su facturación anual. Para una PYME con facturación mensual de $150 millones CLP, esto significaba pérdidas superiores a $140 millones al año.
La operación incluía una bodega central de 1.200 m2, una flota de 6 camiones de reparto y un catálogo de 800 SKUs de productos perecibles y no perecibles. El control de inventario se realizaba de forma manual con planillas Excel actualizadas semanalmente, y la trazabilidad de lotes era prácticamente inexistente.
Diagnóstico: dónde se originaban las mermas
Un análisis detallado de los últimos 12 meses de operación reveló tres fuentes principales de merma:
1. Vencimiento por mala rotación (55% de la merma total)
Sin un sistema FEFO (First Expired, First Out) automatizado, los operarios tomaban los productos más accesibles, no los más próximos a vencer. Esto provocaba que lotes enteros vencieran en las ubicaciones traseras de las estanterías sin ser detectados hasta el conteo mensual.
2. Errores de despacho (25% de la merma)
La preparación de pedidos basada en listas impresas generaba errores de picking que derivaban en devoluciones, rechazos del cliente y producto dañado en el ciclo de ida y vuelta. La tasa de error de despacho era del 4.2%, muy por encima del benchmark del sector (menos de 1%).
3. Pérdida desconocida (20% de la merma)
La falta de registro preciso de movimientos impedía identificar si las diferencias de inventario se debían a hurto, errores de recepción o fallas de conteo. Sin datos confiables, la empresa no podía implementar medidas correctivas efectivas.
La solución implementada
Fase 1: Captura de datos en recepción y almacenaje
Se implementaron 4 terminales Zebra TC22 para la operación de bodega. Cada bulto recibido se escanea contra la orden de compra, registrando lote, fecha de vencimiento y ubicación asignada. El sistema genera alertas cuando un producto se almacena en una ubicación que no corresponde a su zona de temperatura o categoría.
Fase 2: Etiquetado de ubicaciones y lotes
Se instaló una impresora de etiquetas Zebra ZD421 en la zona de recepción para generar etiquetas de ubicación con código de barras. Cada posición de estantería quedó identificada con un código único, permitiendo registro preciso de la ubicación de cada lote recibido.
Fase 3: Picking dirigido con validación
El proceso de preparación de pedidos migró de listas impresas a picking dirigido por terminal. El Zebra TC22 muestra al operario la secuencia óptima de recorrido, indicando ubicación exacta y cantidad de cada producto. El operario valida cada pick escaneando el código de ubicación y el código del producto, eliminando la posibilidad de tomar el SKU equivocado.
Fase 4: Control de despacho
Antes de cargar cada camión, el despachador escanea todos los bultos preparados contra la hoja de ruta. Cualquier discrepancia se detecta antes de que el camión salga, evitando devoluciones costosas y reclamos del cliente.
Resultados a los 6 meses
Los resultados medidos 6 meses después de la implementación completa superaron las expectativas iniciales:
- Merma total: Reducción del 8% al 4.8% de la facturación, una mejora del 40%.
- Merma por vencimiento: Caída del 55% al 28% del total de mermas gracias a la rotación FEFO automatizada.
- Error de despacho: Del 4.2% al 0.8%, dentro del benchmark del sector.
- Tiempo de inventario completo: De 2 días con 6 personas a 4 horas con 2 personas.
- Pérdida desconocida: Reducción del 65% gracias a la trazabilidad completa de movimientos.
Retorno de inversión
La inversión total en equipos Zebra, incluyendo terminales, impresora y accesorios, fue inferior a $5 millones CLP. Con un ahorro mensual estimado de $4.5 millones CLP por reducción de mermas, el payback se alcanzó en poco más de un mes. Este es uno de los retornos de inversión más rápidos que se pueden obtener en optimización logística.
Además del ahorro directo, la empresa reportó mejoras cualitativas significativas: mayor confianza de los clientes por la reducción de errores de despacho, mejor moral del equipo de bodega al contar con herramientas profesionales, y capacidad de generar reportes de trazabilidad que antes eran imposibles.
Lecciones aprendidas
- Empezar por la recepción: La calidad de los datos de inventario depende de la precisión en el punto de entrada. Sin una recepción validada por código de barras, todo lo que sigue hereda errores.
- Capacitación es clave: La resistencia inicial del personal se disolvió en dos semanas cuando los propios operarios comprobaron que los terminales simplificaban su trabajo en lugar de complicarlo.
- Medir antes y después: Tener métricas claras del estado inicial permitió cuantificar el impacto real de la implementación y justificar futuras inversiones.
- Implementar por fases: Intentar cambiar todos los procesos simultáneamente genera resistencia y riesgo. Las fases de 3-4 semanas cada una permitieron una adopción gradual y controlada.
Conclusión: SEACOM acompaña la transformación de tu operación
Este caso demuestra que la tecnología de captura de datos no es exclusiva de grandes corporaciones. Una PYME chilena con una inversión accesible logró resultados transformadores en su operación. En SEACOM, como distribuidores oficiales de Zebra en Chile, no solo proveemos los equipos: asesoramos en el diseño de la solución y acompañamos la implementación para que obtengas resultados reales. Conversemos sobre cómo podemos ayudar a tu empresa a reducir sus mermas y mejorar su eficiencia operativa.
